Les réunions font partie intégrante du quotidien des employés dans les entreprises. Toutefois, de nombreuses choses peuvent empêcher ou limiter la tenue d’une réunion physique. Il s’agit notamment de la présence de tous les acteurs attendus pour la conférence. Dans ce cadre, les solutions de visioconférences existantes sont d’une réelle utilité.
Cette option pour les réunions d’entreprise est d’autant plus intéressante avec le contexte sanitaire actuel. Quoi qu’il en soit, pour réussir une visioconférence, il y a certaines dispositions à prendre. Comment installer des systèmes de visioconférence ? Quels sont leurs avantages ? Comment en faire une expérience optimale ?
La visioconférence : qu’est-ce que c’est ?
Aussi appelée vidéoconférence, la visioconférence est une technique qui permet de communiquer avec un interlocuteur à travers un support numérique. Autrefois, ce moyen de communication à distance était perçu comme une option assez coûteuse. Depuis quelques années par contre, les solutions de visioconférence se sont fortement généralisées. Aujourd’hui, cette alternative est très prisée par les entreprises. Elle est également un outil pour réduire des coûts et améliorer la productivité.
Aujourd’hui, les ressources utilisées pour la visioconférence sont des outils de travail à part entière. Cette solution s’emploie assez aisément dans de nombreux secteurs. Ainsi, cet outil professionnel permet de communiquer à distance dans des cadres professionnels. Il facilite les échanges entre collaborateurs. En effet, la vidéoconférence réduit les déplacements et permet un gain de temps considérable.
De plus, la visioconférence est sans aucun doute le meilleur moyen de réaliser des réunions avec des personnes qui se trouvent dans d’autres pays ou sur d’autres continents. Ces séances en ligne se tiennent de façon efficace et fluide. Elles favorisent une parfaite communication en temps réel avec des textes, des sons, des images ou des vidéos. Vous n’avez pas à vous en faire, car Make It Event installe pour vous votre solution de visioconférence !
Les avantages à opter pour une visioconférence
Le principal challenge que relève la visioconférence, c’est d’annuler les inconvénients des réunions physiques tout en limitant la perte de qualité de la rencontre humaine. Pour commencer, nous abordons les avantages financiers de l’utilisation de la visioconférence.
En organisant une réunion qui regroupe de nombreux participants dans des locaux d’une entreprise, il faut les faire déplacer s’ils sont externes à l’entreprise ou s’ils interviennent sur d’autres sites. Ces déplacements engendrent des frais de transport, de restauration et éventuellement d’hébergement. En optant pour la visioconférence comme mode de communication, vous réduisez les charges liées à ces prestations et vous évitez la fatigue liée au déplacement. De même, vous gagnez le temps que vous auriez passé à vous déplacer.
Pour faire la meilleure expérience de visioconférence, adoptez ce professionnel. En effet, Make it event est une agence située à Nantes et à Bordeaux. Elle est spécialisée dans l’organisation de séminaires et d’animations commerciales pour les entreprises. Aussi, cette agence propose la location et la vente de matériels pour la vidéo, la sonorisation, etc.
Par ailleurs, l’amélioration du travail collaboratif est un autre avantage de l’utilisation de la visioconférence. En effet, cette solution permet de gagner du temps et d’améliorer la collaboration. Elle favorise considérablement la productivité des équipes, même lorsqu’elles sont éloignées l’une de l’autre.
Quels sont les outils nécessaires pour une visioconférence ?
Grâce à la collaboration par visioconférence, les réunions s’organisent beaucoup plus aisément, car il y a bien moins de contraintes. D’ailleurs, les bénéfices sont considérables. Entre autres, il est bien plus aisé de faire des présentations. Toutefois, il faut bien des dispositifs pour tenir une bonne visioconférence.
Les indispensables
L’ordinateur s’utilise au quotidien pour de multiples opérations. Qu’il soit portable ou fixe, il permet d’organiser et de suivre une réunion virtuelle en étant connecté à un accès internet. Cependant, vous pourrez également suivre une conférence en ligne sur une tablette ou sur un téléphone. Généralement, ces dispositifs ont tout ce qu’il faut pour tenir idéalement une vidéoconférence. En effet, ils embarquent une caméra, un écran, des haut-parleurs et un micro. Toutefois, ils ont également besoin d’un réseau internet et d’un logiciel approprié pour la réunion en ligne.
Les haut-parleurs sont des dispositifs audio utiles lors d’une visioconférence. En effet, ils amplifient le son pour faciliter l’écoute. Si les haut-parleurs ne sont pas intégrés, vous pouvez les connecter à l’ordinateur. Cette connexion peut se faire via l’option Bluetooth ou avec un fil audio de connexion. En outre, il y a la possibilité de se servir d’autres périphériques de sortie audio. Il s’agit notamment d’écouteurs et de casques.
Le micro est un petit appareil permettant d’enregistrer un son émis. En effet, à un ordinateur, à un téléphone ou à une tablette, vous pourrez connecter un autre micro. Vous pourriez adopter des micros sophistiqués pour diffuser vos sons avec la meilleure qualité dans la visioconférence. Un micro avec une grande sensibilité capte tous les sons provenant de n’importe quelle direction.
Le casque sert également de sortie audio en alternative au haut-parleur. Il est beaucoup plus approprié pour la visioconférence lorsque vous côtoyez un espace bruyant. Conçu pour isoler l’utilisateur du bruit extérieur, il permet de percevoir chaque détail dans le son de la vidéoconférence. Il existe des modèles de casque avec ou sans fil.
La webcam
La webcam est la caméra qui se trouve sur votre ordinateur. Lorsque vous autorisez le partage de votre vidéo, la webcam enregistre une vidéo de ce qui se trouve en face de la caméra de l’ordinateur. Au cours d’une visioconférence d’entreprise, un chef d’entreprise peut requérir que les caméras soient allumées afin d’être sûr de l’implication de tous les participants.
Si votre ordinateur n’embarque pas une webcam pour le travail collaboratif, vous pouvez en acheter un modèle externe pour l’adapter. Les téléphones et les tablettes ont des caméras frontales en alternative à la webcam de l’ordinateur.
Les équipements de salle
En ce qui concerne les équipements de salle, les incontournables pour organiser une visioconférence sont le tableau interactif, les haut-parleurs et le vidéoprojecteur. Il faut également un système de vidéoconférence qui embarque une caméra avec un large champ de vision.
Surtout, le logiciel de visioconférence est indispensable. Avec de bons équipements, il définit la qualité de la réunion ainsi que le panel de fonctionnalités auxquels les participants ont accès.