Les voyages d’affaires, ces déplacements professionnels entrepris pour des réunions, des formations ou la prospection de nouveaux partenaires, représentent un secteur en pleine effervescence. En 2024, le marché a connu une croissance de 8,5 %, atteignant la somme colossale de 24 milliards d’euros, d’après les chiffres de l’Observatoire des voyages d’affaires. Paradoxalement, seulement 23 % des entreprises disposent d’un département dédié à l’organisation de ces voyages. Cette lacune organisationnelle laisse souvent les collaborateurs et les chefs d’entreprise face à une tâche ardue. Nous vous expliquons comment bien préparer votre voyage d’affaires et partir sereinement.
Ce que vous allez découvrir :
Les documents indispensables : une priorité avant le départ
La vérification de la validité des documents d’identité (passeport, carte d’identité, visa) constitue une étape primordiale. Certains pays exigent une validité du passeport de 3 à 6 mois après la date de retour.
De plus, lors de l’annulation d’un vol, tous ces documents pourront être à nouveau exigés pour reprendre un vol. En cas de vol annulé, il est également important de conserver toutes les preuves et tickets de caisse afin de justifier les frais occasionnés. Pour faire valoir vos droits et obtenir une compensation, vous pouvez vous rendre sur le site de l’expert AirHelp.
Passeport, visa et permis de conduire
Les délais d’obtention d’un passeport biométrique sont d’environ 4 semaines. En cas d’urgence professionnelle, une procédure accélérée est possible sur présentation d’un justificatif de l’employeur.
Le permis national est valable dans les pays de l’Union européenne et de l’Espace économique européen.
Le permis international, accompagné du permis national, est requis dans certains pays (Russie, Inde, Australie…).
Réglementation spécifique aux voyages d’affaires : ce qu’il faut savoir
Les voyages d’affaires sont encadrés par une réglementation stricte :
- Ordre de mission : document obligatoire définissant le cadre du déplacement professionnel
- Assurance voyage : couverture indispensable en cas d’incidents à l’étranger.
- Déclaration des risques : obligations légales en cas de voyage dans une zone à risques.
La numérisation des documents d’identité et leur stockage dans un espace sécurisé (cloud, boîte mail) permettent de les récupérer facilement en cas de perte ou de vol.
Optimiser la logistique du voyage : une démarche indispensable
L’organisation logistique d’un voyage d’affaires requiert une anticipation minutieuse. En cas de déplacement multi-destinations, l’option d’un billet d’avion multi-destinations peut s’avérer judicieuse.
L’étude des moyens de transport locaux permet d’optimiser les déplacements sur place.
L’impression des documents de réservation (train, avion, hôtel) constitue une précaution utile en cas de problème de batterie de smartphone.
L’adoption de pratiques écoresponsables, telles que le privilège du train pour les courtes distances, l’optimisation des trajets et le fait de favoriser des conférences virtuelles, contribue à réduire l’empreinte carbone des déplacements professionnels.
La planification des déplacements sur place, en tenant compte des horaires de rendez-vous et des éventuels embouteillages, permet d’éviter les retards. La confirmation écrite des réservations constitue une précaution élémentaire.
La justification d’un voyage professionnel auprès de l’employeur ou des autorités administratives implique :
- La rédaction d’un ordre de mission validé par l’employeur
- La définition des objectifs du déplacement (réunion, prospection, types de formation…)
- La présentation des notes de frais et justificatifs (billets d’avion, hôtels, repas)
- La fourniture d’un compte-rendu des réunions et activités effectuées
Modes de paiement : s’adapter aux spécificités locales
L’utilisation d’une carte de paiement internationale est indispensable pour les voyages d’affaires. La vérification de la compatibilité de la carte corporate avec les terminaux de paiement étrangers est essentielle.
Quelle carte bancaire privilégier ?
Les dépenses liées aux voyages d’affaires se répartissent comme suit :
| Hébergement | 34 % |
| Repas | 20 % |
| Vols | Entre 17 % et 27 % |
La possession d’une petite somme d’argent liquide dans la devise locale peut s’avérer utile. La conservation des justificatifs de dépenses dans une pochette dédiée facilite le remboursement des notes de frais.
Politique de dépenses et de déplacements : les règles à respecter
La connaissance de la politique de dépenses et de déplacement de l’entreprise permet de distinguer les frais remboursables de ceux à la charge du collaborateur.
Le type de remboursement (frais réels ou forfaitaires) doit être pris en compte.
Santé et bien-être : les précautions à prendre
La mise à jour des vaccins, y compris ceux spécifiques au pays de destination, est primordiale. La consultation du site de l’Institut Pasteur fournit des informations sur les recommandations sanitaires.
Pour les voyages en Europe, la CEAM (carte européenne d’assurance maladie) est indispensable. Pour les voyages dans le reste du monde, une assurance d’assistance maladie et de rapatriement est requise.
L’ordonnance des traitements médicaux en cours doit être emportée. Une trousse à pharmacie de voyage, contenant des pansements, un désinfectant, une crème cicatrisante, des mouchoirs et des antalgiques, peut s’avérer utile.
Le numéro de téléphone de l’assurance doit être conservé à portée de main.
Téléphonie, communication et électricité : anticiper les besoins
La souscription à un forfait mobile adapté à l’étranger permet d’éviter les factures exorbitantes. La désactivation des données à l’étranger et l’acquisition d’une carte SIM locale sont recommandées.
L’utilisation d’un adaptateur de prise électrique est indispensable pour recharger les appareils électroniques.
Documents professionnels : les rendre accessibles en toutes circonstances
Les cartes de visite, les flyers et les présentations PowerPoint doivent être disponibles en quantité suffisante.
La traduction des cartes de visite dans la langue du pays de destination et en anglais est recommandée.
La sauvegarde des documents professionnels sur deux supports différents (boîte mail, version papier) permet de pallier les éventuelles pannes informatiques.
L’utilisation d’un ordinateur professionnel est préférable pour les missions à l’étranger.
Check-list rigoureuse ou agence spécialisée : choisir la meilleure option
Les agences de voyages d’affaires, qui représentent un marché de 200 milliards d’euros, offrent une expertise précieuse pour l’organisation des déplacements professionnels :
- Elles prennent en charge la logistique (réservation de billets, affrètement de véhicules, réservation d’hôtels…), conseillent les voyageurs et gèrent les formalités administratives.
- Elles permettent de définir un budget fixe en accord avec la politique de déplacement de votre entreprise
- Elles vous évitent les pièges liés aux formalités administratives d’entrée dans certains pays
