Les services administratifs restent au cœur du bon fonctionnement des structures publiques comme privées. Dans ce secteur où la rigueur, la discrétion et le sens du contact sont essentiels, chaque candidature est scrutée avec attention. La lettre de motivation, loin d’être une simple formalité, permet au recruteur de saisir en quelques lignes la posture professionnelle du candidat. Elle joue un rôle déterminant, en particulier lorsqu’il s’agit d’un stage, souvent destiné à des profils en formation ou en reconversion. D’après une étude de Pôle emploi publiée fin 2024, plus d’un recruteur sur deux affirme accorder une importance primordiale à la lettre de motivation dans le processus de présélection, notamment dans les métiers d’accueil. Dans un domaine où la présentation, le ton et la capacité à synthétiser sont directement liés aux compétences attendues, la qualité de ce courrier peut réellement faire la différence.
Ce que vous allez découvrir :
Le métier d’agent d’accueil administratif : un rôle polyvalent et essentiel
L’agent d’accueil administratif assure des fonctions d’interface entre un établissement et son public. Il accueille les visiteurs, répond au téléphone, gère les courriers, prend des rendez-vous, actualise des bases de données ou encore oriente les demandes vers les bons interlocuteurs.
Ce poste existe dans de nombreux secteurs : collectivités territoriales, hôpitaux, cabinets médicaux, grandes entreprises, associations, établissements scolaires…
Il combine des missions relationnelles et des tâches administratives, ce qui exige à la fois aisance à l’oral et sens de l’organisation.
Avec la digitalisation des procédures, l’utilisation de logiciels de gestion (type CRM, logiciel de planification ou de gestion documentaire) devient de plus en plus fréquente.
Les compétences bureautiques sont donc fortement valorisées, même pour les stagiaires.
Aujourd’hui, les offres de stage dans ce domaine sont régulièrement publiées, en particulier lors des périodes de pic d’activité.
Elles s’adressent aussi bien à des étudiants en bac pro, BTS ou BUT qu’à des adultes en reconversion ou des professionnels souhaitant diversifier leurs compétences.
Conseils pour rédiger une lettre de motivation pour un stage d’agent d’accueil administratif
Votre lettre de motivation pour un stage d’observation ou un stage pratique doit traduire votre capacité à assumer les missions du poste, même sans expérience directe. Elle doit aussi refléter votre sérieux et votre envie d’apprendre dans un cadre professionnel.
Pour les étudiants, l’objectif est de démontrer une vraie motivation à découvrir le terrain et à s’impliquer dans des missions concrètes.
Utilisez un ton dynamique, soulignez votre envie de bien faire et vos qualités personnelles (ponctualité, écoute, adaptabilité).
Pour les personnes en reconversion, adoptez un style plus posé, en expliquant ce qui vous attire dans ce métier. Mettez en valeur vos compétences transférables (relation client, gestion d’emploi du temps, sens du service) et montrez que ce choix est réfléchi.
Pour les professionnels en évolution, soyez plus direct et technique. Mentionnez vos compétences déjà acquises, votre volonté d’élargir votre champ d’action ou de vous adapter à un nouvel environnement administratif.
Voici quelques repères utiles pour votre lettre de motivation pour un stage :
- Faites figurer une formule d’appel personnalisée dès que possible (évitez le « Madame, Monsieur » générique si vous avez un nom précis)
- Commencez votre lettre en mentionnant votre formation et l’objectif du stage, en lien avec le poste
- Expliquez ce que vous pouvez apporter au service, même en tant que stagiaire
- Rédigez un paragraphe par idée (introduction, compétences, projet, remerciement)
Exemple 1 : lettre de motivation pour un stage d’agent d’accueil administratif pour une étudiante sans expérience professionnelle
Prénom NOM
Adresse – Téléphone – Email
Ville, le [date]
À l’attention de Madame/Monsieur [Nom]
[Nom de la structure]
Adresse
Objet : Demande de stage en accueil administratif
Madame, Monsieur,
Actuellement en bac professionnel Gestion-Administration au lycée [Nom], je souhaite effectuer un stage de quatre semaines à partir du mois de mai, dans le but de découvrir concrètement les missions liées à l’accueil et à l’administratif.
Sérieuse, ponctuelle et à l’écoute, je suis à l’aise avec les outils bureautiques et motivée par l’idée de travailler au contact du public. Ce stage serait pour moi l’occasion de mettre en pratique mes apprentissages et de m’intégrer dans un environnement professionnel stimulant.
Je me tiens à votre disposition pour un entretien à votre convenance.
Veuillez recevoir, Madame, Monsieur, mes salutations respectueuses.
Exemple 2 : lettre de motivation pour un stage d’agent d’accueil administratif pour un adulte en reconversion professionnelle
Prénom NOM
Adresse – Téléphone – Email
Ville, le [date]
À l’attention du responsable des ressources humaines
[Nom de la structure]
Objet : Candidature à un stage en accueil administratif – reconversion professionnelle
Madame, Monsieur,
Anciennement chef d’équipe dans le secteur de la restauration, je me réoriente aujourd’hui vers les métiers de l’administration. Je suis actuellement en formation de secrétaire assistant et je recherche un stage de six semaines pour valider mon projet professionnel.
Rigoureux, réactif et doté d’un bon relationnel, je souhaite mettre mes compétences au service de votre établissement. Mon parcours m’a appris à m’organiser, à gérer le public et à travailler en équipe, des qualités que je souhaite aujourd’hui développer dans un nouveau cadre professionnel.
Je serais heureux de pouvoir contribuer aux activités de votre service.
Respectueusement,
Exemple 3 : lettre de motivation pour un stage d’agent d’accueil administratif pour un salarié en évolution professionnelle
Prénom NOM
Adresse – Téléphone – Email
Ville, le [date]
À l’attention de la direction des ressources humaines
[Nom de l’établissement]
Objet : Demande de stage dans le cadre d’un projet d’évolution professionnelle
Madame, Monsieur,
Employé administratif depuis plusieurs années dans une structure associative, je souhaite aujourd’hui élargir mes compétences vers les missions d’accueil. Pour cela, je suis en cours de formation et je recherche un stage court qui me permettrait d’appréhender les aspects concrets de cette fonction.
Autonome, rigoureux et à l’aise avec les outils numériques, je suis également reconnu pour mon sens du contact et ma capacité d’adaptation. J’aimerais mettre ces qualités à profit au sein de votre établissement.
Je vous remercie pour l’attention portée à ma demande.
Cordialement,
Exemple 4 : lettre de motivation pour un stage d’agent d’accueil administratif pour un étudiant ayant déjà une première expérience dans l’accueil
Prénom NOM
Adresse – Téléphone – Email
Ville, le [date]
À l’attention du responsable du service administratif
[Nom de l’organisme]
Objet : Demande de stage en accueil administratif
Madame, Monsieur,
Actuellement en BTS Services Informatiques aux Organisations, j’ai déjà eu l’occasion d’effectuer un stage au sein d’un service d’accueil en mairie. Cette expérience m’a confirmé mon intérêt pour ce domaine, alliant sens du contact et organisation.
Disponible, rigoureux et motivé, je suis prêt à m’investir pleinement dans les tâches administratives et relationnelles que vous me confierez. Ce stage serait pour moi l’opportunité de consolider mes acquis et de me préparer à une future insertion professionnelle.
Je suis disponible pour un entretien à votre convenance.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.
Exemple 5 : lettre de motivation pour un stage d’agent d’accueil administratif pour un demandeur d’emploi issu d’un métier manuel
Prénom NOM
Adresse – Téléphone – Email
Ville, le [date]
À l’attention du responsable RH
[Nom de la structure]
Objet : Demande de stage en accueil administratif – projet de reconversion
Madame, Monsieur,
Issu du secteur du bâtiment, j’ai décidé de me reconvertir vers les métiers administratifs. En formation depuis janvier en tant que secrétaire assistant, je suis à la recherche d’un stage de six semaines pour découvrir les réalités du métier d’agent d’accueil.
Maîtrisant déjà les outils bureautiques de base et habitué à interagir avec des clients, je suis à la fois rigoureux et volontaire. Intégrer votre service me permettrait d’apprendre sur le terrain et de mettre à profit mes qualités relationnelles dans un nouveau contexte.
Je vous remercie pour votre attention et reste à disposition pour vous rencontrer.
Avec mes salutations respectueuses,
Exemple 6 : lettre de motivation pour un stage d’agent d’accueil administratif pour une personne en recherche d’emploi de longue durée
Prénom NOM
Adresse – Téléphone – Email
Ville, le [date]
À l’attention du service administratif
[Nom de l’établissement]
Objet : Candidature pour un stage en accueil administratif
Madame, Monsieur,
Après plusieurs années hors du marché du travail, je suis actuellement engagée dans un parcours de remise à niveau professionnelle. J’ai exercé différents métiers orientés vers le public et je suis désormais en formation pour travailler dans l’administration.
Disponible, motivée et dotée d’un bon contact, je cherche à effectuer un stage de plusieurs semaines afin de mettre en pratique mes compétences et retrouver une dynamique professionnelle. Je suis convaincue que votre service serait un cadre idéal pour cette reprise.
Je serais ravie d’échanger avec vous prochainement.
Sincèrement,
Exemple 7 : lettre de motivation pour un stage d’agent d’accueil administratif pour un étudiant étranger trilingue
Prénom NOM
Adresse – Téléphone – Email
Ville, le [date]
À l’attention de Madame/Monsieur [Nom]
[Nom de la structure]
Objet : Demande de stage en tant qu’agent d’accueil administratif
Madame, Monsieur,
Actuellement étudiant en licence Langues étrangères appliquées à l’université de [ville], je recherche un stage de deux mois dans le cadre de ma formation. Trilingue français, anglais et espagnol, je souhaite découvrir l’environnement de l’accueil administratif et contribuer à la qualité du service rendu.
J’ai déjà assuré des missions de traduction et d’assistance lors d’événements internationaux. J’aime le contact humain, suis organisé, et souhaite mettre mes atouts linguistiques au service de votre structure.
Je reste disponible pour un entretien selon vos disponibilités.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, mes salutations distinguées.
Exemple 8 : lettre de motivation pour un stage d’agent d’accueil administratif pour une salariée expérimentée en secrétariat souhaitant évoluer
Prénom NOM
Adresse – Téléphone – Email
Ville, le [date]
À l’attention de la direction
[Nom de l’organisme]
Objet : Candidature à un stage pour évolution professionnelle vers l’accueil administratif
Madame, Monsieur,
Actuellement secrétaire dans un cabinet depuis plus de quinze ans, je souhaite élargir mes compétences vers les fonctions d’accueil. Dans ce cadre, j’ai entamé une démarche de validation d’acquis et je recherche un stage de courte durée pour enrichir mon expérience.
Dotée d’une bonne maîtrise des outils bureautiques, organisée et appréciée pour mon sens du service, je souhaite aujourd’hui me confronter aux missions d’accueil dans un environnement structuré. Votre établissement me semble idéal pour cela.
Je vous remercie pour l’attention portée à cette demande.
Cordialement,
Les erreurs courantes à éviter dans une lettre de motivation pour un stage d’agent d’accueil administratif
Certaines maladresses peuvent décrédibiliser une candidature, même si le fond est bon. La première erreur fréquente consiste à ne pas adapter sa lettre au poste visé.
Beaucoup de courriers restent trop vagues, sans lien réel avec les missions attendues. Dire simplement que l’on cherche un stage pour valider une formation ne suffit pas : il faut montrer un véritable intérêt pour les tâches d’accueil, de gestion administrative ou de contact avec le public.
Une autre erreur courante est de trop insister sur ce que l’on attend du stage, sans évoquer ce que l’on peut apporter à la structure.
Même en stage, un recruteur attend une certaine implication, une envie de contribuer. Il est donc nécessaire de valoriser ses qualités et de les relier aux besoins concrets du poste.
Enfin, le ton utilisé peut nuire à la perception de votre candidature. Certains adoptent un style trop familier, d’autres reprennent une rédaction trop scolaire, ce qui donne une impression de distance ou de manque de professionnalisme.
La lettre de motivation doit rester claire, directe, et employer un vocabulaire adapté à un échange entre adultes dans un cadre professionnel.
