Tout savoir sur le flex office

À l’image des espaces de coworking, les entreprises ont également ouvert leurs bureaux en adoptant le flex office. Ce changement de comportement s’explique par des études. Elles ont démontré qu’avec les congés, les arrêts-maladies et autres, le taux d’occupation des bureaux fermés est en moyenne de 60 %. Pour mieux comprendre ce concept, voici quelques points à connaître sur le flex office.

Qu’est-ce que le flex office ?

Le système du flex office n’est pas un précepte nouveau. Actuellement, il a juste pris une forme plus moderne.

Le flex office : pourquoi ?

Le flex office a fait son apparition en 1990. Quelques entreprises ont conclu que le taux d’occupation de leurs locaux était assez faible. Aujourd’hui, l’idée du bureau flexible répond à leurs besoins d’économiser en argent et en espace au regard de la pression immobilière qui sévit actuellement.

Outre la raison financière, ce type d’aménagement est choisi par les entreprises pour inciter plus de collaboration entre les employés et doper la productivité.

Et le desk sharing ?

Selon l’entreprise et sa situation géographique, le flex office est aussi connu sous le nom de desk sharing. Par définition, il s’agit d’un mode de travail permettant aux employés de choisir quotidiennement leurs bureaux selon leurs tâches et leur emploi du temps.

Le desk sharing supprime donc les bureaux attitrés dans une entreprise. Néanmoins, chaque salarié dispose d’un espace de rangement personnel.

Pour fonctionner, les espaces de bureaux partagés disposent de salle commune comme les salles de détente ou de réunion, une cuisine…

Quels sont les avantages et les inconvénients du flex office ?

Par rapport aux inconvénients, les avantages du flex office sont plus nombreux.

Avantages

Le flex office permet de diminuer les coûts de fonctionnement des entreprises en réduisant le budget alloué à la location de bureaux de travail.

Par ailleurs, ce type d’aménagement favorise la communication, donc la collaboration entre les employés. En effet, en changeant souvent de place, les rencontres entre les collègues sont plus fréquentes et les partages d’expérience se font plus naturellement. Le flex office incite également les relations entre les dirigeants et les employés vu qu’ils se trouvent dans une même pièce.

De plus, les espaces collaboratifs cassent la routine instaurée par le système classique du travail. La créativité est par conséquent plus présente et la productivité croît par la même occasion.

Enfin, en offrant des espaces communs, les entreprises optant pour les bureaux partagés garantissent un meilleur environnement de travail pour leurs salariés.

Inconvénients

Cependant, la mise en œuvre des espaces collaboratifs dans les entreprises nécessite une grande organisation de la part des dirigeants et des salariés. Pour réussir ce nouveau mode de travail, la société doit s’assurer que les collaborateurs ne manquent de rien (connexion, matériels de bureau et informatiques…).

L’employé, quant à lui, doit être capable d’agencer son emploi du temps et ses rendez-vous tout en tenant compte des autres occupants des bureaux.

Le principe du flex office élimine les espaces de travail personnalisés. Ainsi, à la fin de la journée, les salariés ne doivent laisser aucun effet personnel sur le bureau qu’il a occupé. Il doit tout emporter avec lui agenda, stylos, etc.

Pour qui le flex office ?

En rejoignant les espaces de coworking, le desk sharing ou flex office est très utilisé par les freelances et les travailleurs nomades. Mais actuellement, de plus en plus d’entreprises optent pour ce système. Les activités nécessitant les travaux d’équipe et d’échange sont les plus adaptées aux bureaux partagés. Ainsi en est-il des métiers de communication et de publicité.

Néanmoins, certaines fonctions comme les ressources humaines ou la comptabilité ne peuvent pas être effectuées dans ces espaces partagés. En effet, ces métiers exigent de la discrétion au regard des informations confidentielles qu’ils manipulent.

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