L'Enterprise Content Management : c'est quoi ?
Source : shutterstock.com

La mutation numérique des entreprises s’accompagne de divers outils permettant d’automatiser les tâches répétitives. Ainsi, vous réussirez à optimiser la relation client avec un CRM (Customer Relationship Management). La gestion des ressources est facilitée par l’ERP (Enterprise Resource Planning). Pour vos documents essentiels, vous disposez désormais des solutions ECM (Enterprise Content Management). 

Qu’est-ce que l’Enterprise Content Management ?

Vous comprendrez rapidement l’Enterprise Content Management, si vous maîtrisez la GRC (gestion de la relation client) ou CRM. D’ailleurs, l’acronyme renvoie à la fois à la méthode et à l’outil consacré à la gestion de contenu des entreprises. L’ECM s’occupe toutefois des documents des sociétés, au lieu des fichiers clients.

L’Enterprise Content Management est prévu pour gérer tous vos contenus semi-structurés ou non structurés. Concrètement, il s’agit d’informations que vous n’arrivez pas à intégrer à vos bases de données. Vous risquez, dans ce cas, de vous retrouver avec de nombreux dossiers en attente. Pourtant, vous n’aurez pas nécessairement le temps pour les classer ou les ajouter à votre système informatique. 

Dans un environnement digitalisé, une telle situation affectera le fonctionnement et la performance de votre entreprise. Il convient donc d’utiliser une stratégie et un outil efficace pour résoudre ce problème. L’ECM comporte justement plusieurs phases pour mettre les documents en lien avec vos processus métier, à savoir :

  • La création (également appelée capture ou acquisition) ;
  • Le stockage ;
  • L’indexation ;
  • La gestion ;
  • Le nettoyage ;
  • La distribution ;
  • La publication ;
  • La recherche ;
  • L’archivage.

De plus, vous bénéficierez d’une option d’intégration pour associer la solution ECM aux éléments de votre SI (système d’information). 

Qu’est-ce que l’Enterprise Content Management ?
Source : shutterstock.com

Pourquoi faire de la gestion de contenu d’entreprise ?

Au quotidien, l’Enterprise Content Management offre un gain de temps significatif dans la recherche de documents. Ce changement permettra d’améliorer l’efficacité de votre équipe et la rentabilité de votre établissement sur le long terme. En effet, vos collaborateurs pourront immédiatement s’attaquer à des tâches productives. Sans cet outil, ils devront encore fouiller dans vos dossiers au préalable. 

La gestion de contenu permet par ailleurs de favoriser le partage d’informations. Vous pourrez ainsi assurer la fluidité de la communication avec vos collaborateurs ou avec vos différents interlocuteurs (clients, investisseurs, partenaires, fournisseurs…). L’ECM aide également à simplifier le système de validation des contenus, à travers des circuits en parallèle ou en série. De plus, vos données seront mieux sécurisées. 

D’autre part, la gestion de contenu facilite le suivi des modifications des documents de l’entreprise. Cette transparence se traduit par un historique détaillé et partagé concernant tout changement effectué sur les fichiers ou les dossiers. La collaboration sera donc plus fluide entre les membres de l’équipe et les différents pôles de votre société. En somme, l’idée est de centraliser, d’organiser et de diffuser les contenus pour permettre à l’établissement de gagner en efficacité. 

Comment mettre en place l’ECM ?

Vous aurez besoin de faire appel à un intégrateur pour mettre en place l’Enterprise Content Management. En dehors de la partie technique, vous devrez effectuer une démarche globale pour réduire les frictions durant la transition. La première étape consiste à analyser l’ensemble de votre organisation. Vous pourrez ensuite mesurer l’importance de recourir à un système de gestion de contenu. Il faudra également :

  • Impliquer toute l’équipe dans l’opération envisagée ;
  • Définir les contours de votre initiative ;
  • Faire un état de votre situation organisationnelle ;
  • Fixer des objectifs concrets par rapport à votre activité ;
  • Anticiper l’évolution de vos besoins ;
  • Trouver une solution performante et un interlocuteur de confiance ;
  • Établir le planning du projet ;
  • Prévoir une phase de test avant l’intégration.
Comment mettre en place l’ECM ?
Source : shutterstock.com

La mise en place sera facilitée, si vous avez déjà adopté la gestion électronique des documents. En effet, l’ECM complète le système de numérisation et d’archivage de la GED avec des fonctionnalités favorisant l’automatisation des processus métier.

> >

LAISSER UN COMMENTAIRE

Please enter your comment!
Please enter your name here