L’organisation d’un événement demande beaucoup de préparations à plusieurs niveaux. C’est une activité assez stressante, car il faut s’assurer au maximum que tout soit fait dans les temps et dans les délais exigés. On a coutume de dire que « le diable se trouve dans le détail » et tenir compte du moindre détail est fondamental dans la mise en œuvre d’un séminaire. Nous vous présentons certaines conditions à respecter pour réussir son événement.

Checklist des termes du cahier de charges

La définition préalable de la thématique, des objectifs, du lieu et de la date sont des éléments fondamentaux pour l’organisation de votre séminaire d’entreprise. Rien n’est fait et ne devrait être fait en marge de la vision et des valeurs prônées par la structure. Ensuite, la désignation des membres du comité d’organisation pour la supervision de certaines tâches. Elle peut se faire de façon aléatoire ou sélective, en fonction de l’engagement de certains salariés par rapport à d’autres. La communication et la relance permanente sont essentielles. Le temps semble parfois court lors de la préparation d’une conférence. En plus de votre rétro planning, il est recommandé d’informer vos collègues le plutôt possible. Plutôt ils sont informés, plutôt ils pourront confirmer ou non leur disponibilité et plutôt les ajustements se feront. Lorsque vous êtes déjà fixés sur le nombre exact, vous pourrez élaborer votre budget prévisionnel et le soumettre pour validation auprès de votre hiérarchie.

Joindre l’utile à l’agréable

Manager son équipe exige beaucoup de diplomatie. Ces sessions d’entreprise représentent également un grand moment d’échange et de partage, en toute convivialité avec des collaborateurs. L’insertion d’activités ludiques dans le programme est aussi un aspect à prioriser. En outre, vous pourriez maximiser sur les photos et vidéos pour vous en servir dans vos communications externes. Au terme de votre événement, l’envoie d’une fiche évaluative, des remerciements et le rapport aux participants, est vivement recommandé.

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